3 phases essentielles pour réussir le Onboarding des nouvelles recrues.

• 1^erconstat : 100% des candidat(e)s sont euphoriques à l’annonce du job décroché.

Ils me téléphonent, m’envoient des emails durant 2,3 ou 4 jours. C’est la fête, et dans la très grande majorité des cas cette motivation initiale reste intacte durant les 3 mois qui suivent. D’ailleurs, 97% de mes recrutements sont toujours en poste après 1 an.

Toutefois, il arrive qu’il y ait prise de postes qui se déroulent moins bien, ce qui peut aller jusqu’à la démission de la recrue.

Alors, pourquoi une motivation extrême peut décliner en quelques semaines ? Il est important pour tous que les nouveaux embauchés gardent leur motivation intacte. Ainsi vous serez pleinement satisfait à long terme de l’embauche de votre nouvelle pépite.

 

Je distinguerais 3 phases :

1. Avant l’arrivée: de la signature du contrat jusqu’à son arrivée.
2. Le jour J et la première semaine: c’est la phase d’intégration qui est capitale.
3. La période allant jusqu’à la fin de la première période d’essai.

• 1^èrephase :  Avant l’arrivée.

Durant la période précédant l’arrivée, je vous recommande d’envoyer un email au talent au moins une fois par mois. Demandez de ses nouvelles et pourquoi pas de l’inviter à des événements de l’entreprise (déjeuner, team building…). Vous pouvez lui demander comment s’est passée la démission de son poste, et comment se passe son déménagement si tel est le cas. Mais c’est aussi l’occasion de lui donner quelques infos sur l’actualité de l’entreprise. L’important étant de garder le contact, dans le même temps, en interne  prévenir l’équipe qu’il va intégrer de son arrivée, et éventuellement les mettre en relation sur LinkedIn par exemple.

Profitez de cette période pour préparer matériellement son poste de travail. Le matériel nécessaire, les autorisations d’accès aux outils de travail, emails, soft, et badge. Il est toujours agréable de se savoir attendu(e).

• 2^ephase :  le Jour J et la 1^ère semaine en poste.

Forcément, le (la) candidat(e) et désormais nouvelle pépite est un peu stressé(e), nous le serions tous. Alors pour réussir le 1er jour d’arrivée de la nouvelle recrue, je vous invite à organiser un petit-déjeuner avec les principaux membres de l’équipe. Quelque chose de simple et convivial où tout le monde pourra partager un café et des croissants et faire connaissance. Le midi, un déjeuner en petit comité, avec le manager et l’équipe proche.

Durant cette même journée, les grands groupes ont prévu un livret d’accueil. Vous pouvez aussi communiquer le lien de l’intranet où se trouvent les infos internes à l’entreprise donnant des repères. Si possible, revoir le contact RH ayant réalisé le recrutement et avoir un échange plus complet sur l’entreprise.

Durant cette 1^ère semaine, il est bon que les équipes soient encouragées à faciliter l’intégration. Par exemple en déjeunant avec leur nouveau collègue, évitant ainsi celui-ci à se retrouver seul avec un sandwich et son ordinateur. Fort heureusement, dans la majorité des cas les équipes le font très naturellement.

 Planifier un parcours d’intégration.

Suivant mon expérience et toutes les situations que j’ai été amené à rencontrer, cette phase peut durer entre une semaine et un mois. L’idée majeure du parcours est que la nouvelle recrue puisse rencontrer individuellement chacune des personnes de l’équipe. Permettre d’échanger sur les parcours, les objectifs et comment ils seront amenés à collaborer dans les semaines et mois à venir. Pour aller plus loin, rien n’empêche, au contraire, que des rencontres soient organisées avec d’autres équipes, permettant d’avoir une vue 360 de l’entreprise. Cette planification doit être anticipée et formelle, et les rendez-vous calés. Votre recrue se sentira bien accueillie, son intégration facilitée et sera mieux formée pour la suite de sa mission.

Durant tous les jours de cette première semaine, je conseille un échange informel quotidien de 5 minutes par jour. Echange entre la recrue et son manager afin de savoir comment s’est passé la journée, les rencontres avec les équipes, son intégration, comment se sent-il dans l’ambiance de l’entreprise, quelles sont ses impressions sur son arrivée. Objectif : déceler les signaux faibles.

• 3^ephase :  La période d’essai.

En général, il y a un point quotidien/hebdo avec le manager, mais je vous conseille également de demander à la recrue de produire un rapport d’étonnement au bout de 3 à 4 semaines. L’objectif est d’avoir les impressions sur une période plus longue des points positifs et négatifs de son mois d’intégration. Quels sont les enseignements tirés ; forces, faiblesses, menaces et opportunités pour le futur. C’est très enrichissant pour tous d’avoir la vision d’un nouvel entrant, pas encore formaté à la culture de l’entreprise

• 2^econstat : bien que ce processus demande de l’énergie et du temps, c’est dans tous les cas un investissement très rentable pour tous à long terme.